 | В статье рассмотрены базовые подходы к построению референтных (образцовых) моделей производственно-технологических процессов, на основе которых реализуется управление производственной деятельностью организации согласно концепции процессного подхода в понимании ГОСТ Р ИСО 9001-2000 с учетом специфики фармацевтического производства. |
Выбрав международные стандарты серии ISO 9000 версии 2000 года как эффективный механизм управления организацией, мы понимаем, что данное семейство направлено на применение «процессного подхода» во всех аспектах деятельности организации и, в особенности, при принятии управленческих решений.
Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2001: «Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы».
Таким образом, деятельность организации рассматривается как сеть многочисленных взаимосвязанных и взаимодействующих процессов.
Процессный подход, будучи одной из самых известных и популярных теоретических концепций, едва ли не самый трудно осуществимый на практике.
Основная сложность в том, что организационная структура организаций обычно построена по функциональному принципу, т. е. имеет ярко выраженное разделение на структурные элементы по функциональному признаку. Подобный подход, введенный в практику управления Ф. И. Тейлором в 1905 г., доказал свою эффективность на протяжении десятилетий, но в настоящее время не позволяет организации адекватно реагировать на изменения внешней среды и удерживать необходимый уровень конкурентноспособности.
С точки зрения процессного подхода, организация представляется как набор процессов (при функциональном подходе – как набор функций). Соответственно, управление организацией становится управлением процессами, которые реализуются в данной организации. Процессы, происходящие в организации, задействуют все службы, и ориентированы на конечный результат.
Управляя процессами и постоянно их совершенствуя, организация способна добиться высокой эффективности своей деятельности.
Организации, занимающиеся производством и реализацией товаров или услуг, можно рассматривать как производственные системы. Такие системы потребляют ресурсы, преобразуют их и в результате получают продукт – товары или услуги.
Эта производственная цепочка представляет собой набор процессов, в рамках которых осуществляются определенные действия, приводящие к достижению результата и, таким образом, целей организации.
Цель организации (целевая корпоративная установка) в этом случае определяет содержание и форму производственного процесса.
Производственные процессы в рамках деятельности организации можно разделить на три группы:
Основные процессы определяют путь (трассу) следования продукции в виде материального потока и выполняют преобразования входных потоков в выходные с целью получения конечной продукции данной организации. В качестве схемы для выделения основных процессов можно использовать схему жизненного цикла продукции.
Вспомогательные процессы, как правило, напрямую не контактируют с основным материальным потоком (продукцией) и предназначены для обеспечения нормального функционирования основных процессов. Вспомогательные процессы обеспечивают работу основных процессов (обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами и производственной средой, информационное обеспечение, обеспечение финансовой поддержки, управление окружающей средой и т. д.).
Контрольные процессы – это процессы проверки образцов продуктов и самих процессов на соответствие спецификациям и установленным требованиям.
В рамках реализации процессного подхода возникает необходимость адекватного представления существующих процессов предприятия в информационном виде.
Существенным является необходимость достоверного отражения действительности в рамках модели и возможность специалистов различной функциональности и уровня подготовки – как системных аналитиков, так и производственного персонала – работать с данной моделью.
Существующие системы представления процессов и хода работ – семейство IDEF [1], реализованный в программном продукте ARIS Toolset подход д-ра А. В. Шеера (August-Wilhelm Scheer) [2,3] – обладают рядом особенностей, которые не позволили использовать их в работе по описанию производственно – технологических процессов.
В частности, для работы с этими системами представления процессов необходимы профессиональные системные аналитики, а построенные схемы для анализа требуют подготовки. Подход ARIS очень широк и требует разработки собственного стандарта по моделированию. Применение программного обеспечения также требует дополнительного обучения. Данные системы предназначены в основном для описания административноуправленческих процессов.
Поэтому на базе существующих разработок было принято решение создать собственную систему представления процессов, позволяющую обойти или смягчить особенности существующих подходов.
Реализованная система (нотация) представляет производственно-технологические процессы в виде референтной (образцовой) модели. Производственные процессы представлены в едином нормализованном виде и отражают концепцию процессного подхода к управлению организацией в понимании ИСО 9000-2000.
Получаемая в результате работ по описанию референтная или образцовая модель предполагает, что данное представление процесса рассмотрено всеми заинтересованными специалистами, проанализировано и в результате получено оптимальное представление процесса исходя из существующего положения в организации.
При изложении процессов в качестве атомарного используется единый объект «стандартная единица действия (ресурсный куб)», представляющий собой законченное действие или ряд действий, направленных на решение определенной задачи и достижение поставленной цели.
Стандартная единица действия может быть представлена в виде куба, каждая вершина которого отражает одну из восьми характеристик действия, без которого данное действие не может произойти.
Также возможно представление единицы действия перечислением восьми составляющих (компонент).
Для определения действия используются следующие компоненты (характеристики):
Кроме характеристик у стандартной единицы действия есть дополнительные свойства:
Производственные процессы приводятся в виде диаграммы хода процесса. Диаграмма хода процесса представляет состав и последовательность выполнения операций (действий) по процессу в нормализованном виде с помощью стандартных единиц действия.
На диаграмме хода процесса (ДХП) производственно – технологический процесс представлен в виде сетевой структуры с выделенными основными, вспомогательными и контрольными операциями.
ДХП определяет процесс, выходом которого является завершенный продукт (например, «Приготовление среды 199», «Концентрирование полуфабриката РЭЧ») либо завершенную последовательность операций над единицей оборудования (например, «Сборка фильтра и разливочного узла»).
ДХП является сетевым представлением последовательности операций производственно – технологического процесса в виде структурированной цепочки элементарных стандартных единиц действия.
Одним из критериев отражения технологической операции в ДХП является наличие в данной операции параметров, критичных с точки зрения качества конечного продукта данного процесса.
В свою очередь, при необходимости более детального представления, каждая (или выделенная) операция может быть представлена в виде ДХП.
В результате получаем дерево производственно-технологического процесса, имеющее необходимое количество уровней декомпозиции задействованных в процессе операций.
Подобный подход к содержанию производственно-технологических процессов позволяет усилить информационный аспект представления процессов за счет структурированности и конструктивности представляемой информации, благодаря чему процесс легче подвергается возможной алгоритмической обработке, а наличие конкретных параметров и их количественных значений дает возможность корректного количественного анализа оптимальности процесса.
Полученная многоуровневая схема производственного процесса дает информацию о параметрах производственного процесса по каждой технологической операции.
Кроме необходимых производственных/технологических параметров, отражающих состояние процесса, при реализации процесса в динамике получаемая информация становится необходимой для принятия управленческого решения по данному процессу.
При этом последовательность исполнения действий, представленных на диаграмме, направлена на создание результата, имеющего ценность для потребителя.
Диаграмма хода процесса представляет собой отображение производственно-технологического процесса в бумажном или электронном виде, в котором по установленным правилам представлены основные, вспомогательные и контрольные операции данного процесса относительно основного и вспомогательных материальных потоков.
Модель процесса, представленная в виде диаграммы хода процесса, благодаря наглядности описания дает возможность эффективного анализа оптимальности данного процесса.
При этом анализ процесса может проводить как специалист по информационным технологиям, так и специалист – производственник, что дает возможность без дополнительных затрат на обучение персонала организовать тщательную проверку производственных процессов на основе фактических данных.
В качестве анализируемых факторов могут выступать логистика процесса, его продолжительность, стоимость и любые другие факторы, от которых может зависеть эффективность выполнения данного процесса.
Проведенный анализ позволяет изменять структуру и характеристики процесса, последовательно повышая его качество.
Получаемая в результате применения данной нотации процессная модель производственной деятельности организации позволяет:
Постоянно осуществляя мониторинг производства и проводя анализ существующих процессов, организация, применяя суть цикла Деминга, находит резервы повышения эффективности своей деятельности путем оптимизации процессов.
В данном подходе реализована концепция цикла Деминга PDCA: Plan – Do – Control (Check) – Analysis (Action) – ПланированиеИсполнение – Проверка – Анализ.
Как результат могут быть выявлены и устранены следующие факторы: дублирование функций, «узкие» места, чрезмерная стоимость какихлибо операций, низкое качество выполнения операций, наличие излишних операций, несогласованность действий участников и т. п.
Оптимизация процессов может быть двух типов – постоянное совершенствование процессов (эволюционный путь) и радикальное периодическое изменение (революционный путь).
Первый тип используется в рамках текущей деятельности, ко когда предприятию не нужны существенные изменения.
Второй тип используется при необходимости преобразования в связи с существенно изменившимся порядком деятельности, например, проведением автоматизации, внедрением нового оборудования и т. п. Такой подход позволяет избежать применения старых технологий к новым процессам.
Кроме представления производственно-технологических процессов в нормализованном виде, разработана система взаимосвязанных управленческих процессов (правил производства), на основе которой выстраивается сбалансированная система управления производством.
Поскольку стандартная единица действия содержит конкретные количественные характеристики параметров операции, в том числе критические, с точки зрения качества конечного продукта процесса, выделяется подгруппа показателей – ключевые показатели – по которым происходит отслеживание эффективности процесса.
При этом выделяемые ключевые показатели эффективности могут отражать различные стороны процесса.
Таким образом, с помощью различных групп ключевых показателей процесса можно вести мониторинг и управлять процессом различным специалистам – технологу, контролеру, статистику, специалисту по затратам, специалисту по планированию и т. д.
С учетом древовидной сетевой структуры получаемой модели, на верхнем управленческом уровне возможно получение адекватного состояния происходящих производственно-технологических процессов и отслеживания только встроенных в сбалансированную систему управления ключевых показателей эффективности. Принятие управленческого решения и воздействия при этом основано на принципе «управление по отклонениям», т. е. руководитель высшего уровня вмешивается в процесс, только если определенные ключевые показатели выходят за рамки установленных значений.
Сбалансированная система управления производством представляет собой цепочку итераций:
Таким образом, используя трехуровневую структуру (объектправилосистема), реализующую цикл Деминга и основанную на едином нормализованном представлении производственно – технологических процессов, формируется система управления, отражающая процессный подход к менеджменту организации в понимании стандартов серии ИСО 9000-2000.